De bilag du altid skal gemme

Bilagsstyring er ikke det mest spændende ved at have virksomhed, men det betaler sig. Er bilagene på plads løbende, tager både moms og årsregnskab en brøkdel af tiden. Er de ikke, ender du med at rekonstruere året ud fra kontoudtog og hukommelse.

Hvad er et bilag egentlig?

Et bilag er dokumentation for en transaktion. Det skal kunne vise hvem, hvad, hvornår og hvor meget. I praksis betyder det, at et gyldigt bilag som minimum indeholder:

• Sælgers navn og CVR-nummer
• Dato for købet
• Hvad der er købt
• Beløb og momsbeløb

En dankortkvittering, der kun viser beløb og butik, er ikke tilstrækkelig dokumentation. Det er en betalingskvittering og ikke et købsbilag. Bed altid om den rigtige kvittering eller faktura.

De bilagstyper du altid skal gemme

• Salgsfakturaer: alle fakturaer du har udstedt, i fortløbende nummerrækkefølge uden huller.
• Købsfakturaer og kvitteringer: alt du har købt til virksomheden, inklusive de små beløb.
• Kontoudtog fra erhvervskontoen for hele regnskabsåret.
• Kreditnotaer: både dem du har udstedt og modtaget.
• Aftaler og kontrakter der har betydning for regnskabet: leasing, husleje, lån, abonnementer.

Hertil kommer din egen dokumentation for poster, der ikke har et eksternt bilag, fx kørselsregnskab med dato, formål og antal kilometer.

Hvor længe skal du gemme dem?

Bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører.

Slutter dit regnskabsår 31. december 2026, skal materialet altså gemmes til udgangen af 2031. Det gælder både bilag, bogføring og de dokumenter, der forklarer sammenhængen.

Digitalt er både tilladt og bedst

Du må gemme bilag digitalt, og for de fleste er det den bedste løsning. Papirkvitteringer falmer, og de har en tendens til at forsvinde.

Bogføringsloven stiller krav om digital bogføring i et registreret system eller om, at bilagene opbevares digitalt på en betryggende måde. Uanset hvilken løsning du bruger, gælder de samme grundprincipper:

• Bilaget skal kunne fremvises i hele opbevaringsperioden.
• Det skal kunne kobles entydigt til posteringen i bogføringen.
• Der skal være sikkerhedskopi, altså et bogføringssystem eller en skytjeneste og ikke kun din egen computer.

En arbejdsgang der holder

Vælg den løsning du faktisk kommer til at bruge frem for den mest avancerede. En rutine der virker for de fleste:

• Fotografér eller videresend bilaget med det samme, ikke i weekenden eller ved månedens slutning.
• Send alt til én indbakke: bogføringssystemets bilagsmail eller en dedikeret mappe.
• Afstem bank og bilag én gang om måneden. Der er sjældent mere end en halv time i det, når det gøres løbende.

Hvad gør du, hvis et bilag er væk?

Det sker for de fleste. Gør følgende, i den rækkefølge:

• Bed leverandøren om en kopi. De fleste kan sende en genpart af en faktura.
• Tjek din mail og dine onlinekonti; mange abonnementer har fakturaarkiv.
• Kan bilaget ikke fremskaffes, lav en skriftlig note med dato, beløb, formål og hvorfor bilaget mangler, og vedhæft betalingsdokumentationen fra kontoudtoget.

En note er ikke lige så godt som et bilag, og momsfradraget kan falde. Men det er bedre end en postering uden forklaring.

Typiske fejl

• At betale erhvervsudgifter med privat kort og glemme dem helt.
• At gemme dankortkvitteringen i stedet for fakturaen.
• Huller i fakturanummerrækken, fordi udkast er slettet.
• Bilag der kun findes lokalt på én computer uden sikkerhedskopi.
• At lade et helt år hobe sig op og først kigge på det, når fristen nærmer sig.